職場充電：換個角度玩兒Excel

2011年09月14日 10:37
來源：鳳凰網財經作者：伍昊

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不記憶大量的菜單命令，不學習多樣的函數運用，不研究高深的VBA編程，還能玩兒會Excel嗎？要我說，不僅能玩兒，還能玩兒得好！因為，咱玩兒的是心法，練的是內功，成就的是由內而外的強大。那，什么是心法？這其實是一種設計表格的思路，一種對Excel的正確認識。能當飯吃嗎？當鮑魚吃都沒問題。無論你是新手、老鳥、“表格哥還是“表格姐，只要修了這種心法，你就會發現，駕馭Excel原來如此簡單！

第1節兩招讓你脫胎換骨

兩招更勝100招，不學技能學什么？學做表！有人說：“我會用很多技能，但還是工作得很辛苦。”那你就要檢查一下，自己是否做對了表。

我們做的表通常分為兩種，一種是數據明細表，稱之為源數據表；另一種是統計表，稱之為分類匯總表。前者不僅需要做，還必須用正確的方法做；后者卻不用做，因為它們可以被“變”出來。在這本書中，我們就研究兩件事：

第一件，設計一份標準、正確的源數據表；

第二件，“變”出N個分類匯總表。

你可別小看，只要玩兒轉這兩招，以前遇到的種種難題，80%都會蕩然無存，一去不返。

搞定源數據，不背菜單也能玩

按照傳統觀念，Excel高手似乎就是把菜單命令背得滾瓜爛熟，組合函數玩兒得出神入化，還能自己編點小程序的人。于是，想要成為高手，頭懸梁錐刺股地“啃”技能書就變成一件再正常不過的事。但是，“啃”過的朋友一定知道其中的艱辛，那種如同嚼蠟般的干澀和枯燥常常導致大腦消化不良。并且，想從中找到自己工作所需的技能也實非易事。究竟Excel有多少招，為什么那么難記住，看看下面兩張圖就略知一二。

很多吧，頭暈了！正因為如此，大部分人都不敢奢望成為高手，也認為自己無法解決更多的Excel難題?？墒?，不知道大家有沒有想過這樣一個問題：Excel難題真的要靠玩弄技巧才能解決嗎？還是我們從一開始就做錯了什么？要知道，在平房的地基上建高樓，有再大的本事也不行。于Excel，建立源數據表如同打地基，如果沒有正確的源數據，搞什么數據分析都是扯淡；但如果一開始就做對了源數據，不用學100招也能把工作做得很漂亮。所以，好的源數據表是一切表格工作的基礎。

聚焦匯總表，不用做來只用“變”

知道了源數據表的重要性還不夠，我們還必須搞清楚表格工作的目的。只有明確了工作目的，才能有的放矢地學習。Excel使用過程中會遇到的難題，與我們的工作目的有很大關系。在這個用數據說話的時代，嚴謹的公司買個辦公用品也要做數據分析。我們忙忙碌碌操作著各種表格，又是寫公式，又是篩選、排序，或者把數據加過來減過去，歸根結底，都是為了得到一張分類匯總表。

數據這東西，只有被分門別類地放在一起時才有意義，單個兒看，看不出啥名堂來。超市買東西不能只看小票吧，你一定要問：“一共多少錢？”家裝公司列出的裝修費用詳單，就算已經具體到每一顆螺絲的價錢，你也得問：“地板總共多少錢？吊頂、墻面分別又是多少錢？”所以，分類匯總無處不在，而企業對這方面的要求更高。實際上，我們做的表格工作都在為此服務。

為了印證這個觀點，我特意請教了一位資深的財務經理。我問他：“為什么人們都說財務部的Excel水平最高？財務一定是企業最先擁有系統的部門，還需要用Excel做什么？”他這樣回答我：“財務系統能解決科目的分類，即前端數據錄入的問題，也能出具標準的財務報表。但是，企業的管理需求靈活多變，所以我們需要從系統中提取數據，進行深加工，才能滿足管理層對于個性化財務報表的需求。要做這件事，就必須與Excel較勁?！?有系統的部門尚且如此，其他部門又何嘗不是呢。有系統的部門

《你早該這么玩Excel》中文書名：你早該這么玩Excel 北京大學出版社作者：伍昊