職場充電:換個角度玩兒Excel
不記憶大量的菜單命令,不學習多樣的函數運用,不研究高深的VBA編程,還能玩兒會Excel嗎?要我說,不僅能玩兒,還能玩兒得好!因為,咱玩兒的是心法,練的是內功,成就的是由內而外的強大。那,什么是心法?這其實是一種設計表格的思路,一種對Excel的正確認識。能當飯吃嗎?當鮑魚吃都沒問題。無論你是新手、老鳥、“表格哥還是“表格姐,只要修了這種心法,你就會發現,駕馭Excel原來如此簡單!
第1節 兩招讓你脫胎換骨
兩招更勝100招,不學技能學什么?學做表!有人說:“我會用很多技能,但還是工作得很辛苦。”那你就要檢查一下,自己是否做對了表。
我們做的表通常分為兩種,一種是數據明細表,稱之為源數據表;另一種是統計表,稱之為分類匯總表。前者不僅需要做,還必須用正確的方法做;后者卻不用做,因為它們可以被“變”出來。在這本書中,我們就研究兩件事:
第一件,設計一份標準、正確的源數據表;
第二件,“變”出N個分類匯總表。
你可別小看,只要玩兒轉這兩招,以前遇到的種種難題,80%都會蕩然無存,一去不返。
搞定源數據,不背菜單也能玩
按照傳統觀念,Excel高手似乎就是把菜單命令背得滾瓜爛熟,組合函數玩兒得出神入化,還能自己編點小程序的人。于是,想要成為高手,頭懸梁錐刺股地“啃”技能書就變成一件再正常不過的事。但是,“啃”過的朋友一定知道其中的艱辛,那種如同嚼蠟般的干澀和枯燥常常導致大腦消化不良。并且,想從中找到自己工作所需的技能也實非易事。究竟Excel有多少招,為什么那么難記住,看看下面兩張圖就略知一二。
很多吧,頭暈了!正因為如此,大部分人都不敢奢望成為高手,也認為自己無法解決更多的Excel難題??墒?,不知道大家有沒有想過這樣一個問題:Excel難題真的要靠玩弄技巧才能解決嗎?還是我們從一開始就做錯了什么?要知道,在平房的地基上建高樓,有再大的本事也不行。于Excel,建立源數據表如同打地基,如果沒有正確的源數據,搞什么數據分析都是扯淡;但如果一開始就做對了源數據,不用學100招也能把工作做得很漂亮。所以,好的源數據表是一切表格工作的基礎。
聚焦匯總表,不用做來只用“變”
知道了源數據表的重要性還不夠,我們還必須搞清楚表格工作的目的。只有明確了工作目的,才能有的放矢地學習。Excel使用過程中會遇到的難題,與我們的工作目的有很大關系。在這個用數據說話的時代,嚴謹的公司買個辦公用品也要做數據分析。我們忙忙碌碌操作著各種表格,又是寫公式,又是篩選、排序,或者把數據加過來減過去,歸根結底,都是為了得到一張分類匯總表。
數據這東西,只有被分門別類地放在一起時才有意義,單個兒看,看不出啥名堂來。超市買東西不能只看小票吧,你一定要問:“一共多少錢?”家裝公司列出的裝修費用詳單,就算已經具體到每一顆螺絲的價錢,你也得問:“地板總共多少錢?吊頂、墻面分別又是多少錢?”所以,分類匯總無處不在,而企業對這方面的要求更高。實際上,我們做的表格工作都在為此服務。
為了印證這個觀點,我特意請教了一位資深的財務經理。我問他:“為什么人們都說財務部的Excel水平最高?財務一定是企業最先擁有系統的部門,還需要用Excel做什么?”他這樣回答我:“財務系統能解決科目的分類,即前端數據錄入的問題,也能出具標準的財務報表。但是,企業的管理需求靈活多變,所以我們需要從系統中提取數據,進行深加工,才能滿足管理層對于個性化財務報表的需求。要做這件事,就必須與Excel較勁?!?有系統的部門尚且如此,其他部門又何嘗不是呢。 有系統的部門
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