德魯克論管理：卓有成效的五大標準

管理者的工作必須卓有成效。然而，值得注意的是，在擔任管理職位的人中，真正卓有成效者，殊不多見。

一般來說，管理者普遍才智較高、想象力豐富，并具有很高的知識水準。但是一個人的有效性，與他的智力、想象力或知識之間，幾乎沒有太大的關聯。有才能的人往往最為無效，因為他們沒有認識到才能本身并不是成果。他們也不知道，一個人的才能，只有通過有條理、有系統的工作，才有可能產生效益。相反，在每一個機構中，總會有一些極為有效的勤勉人士，當別人忙得暈頭轉向的時候，那些有效的勤勉人士卻像龜兔賽跑的童話一樣，腳踏實地，一步一個腳印，率先到達目的地。

掌握好自己的時間

管理者最缺乏的就是時間。他們都是時間消費者，而大多數人也是時間浪費者。

卓有成效的管理者并不是一開始就著手工作，而往往從時間安排上著手。他們并不是以計劃為起點，認識清楚自己的時間用在什么地方才是起點。然后，他們會盡量管理自己的時間，不把時間用在不帶來生產效率的事情上。最后，再將“可自由支配的時間”，由零星而集中成大塊連續性的時段。這個過程是管理者變得卓有成效的基礎，它包括三個步驟：記錄時間、管理時間、合并時間。徐少春 批注1:
遇到一個新的開始，或是重大責任，先開始思考有多少時間可用，需要多少時間完成任務，合理的掌握自己的時間。云計算時代的到來讓時間管理更為有效，比如說，使用企業社交化網絡工具，可以將碎片化時間充分利用，在工作時間、工作地點之外也可以輕松溝通，甚至做出管理決策。

管理者可以試問自己下列幾個問題：

1.首先，要找出什么事根本不必做。

2.第二個該問的問題是：“時間記錄上的哪些活動可以由別人代為參加而又不影響效果？”

3.有效的管理者懂得有系統及誠懇地問他的下屬：“請你想想看，我常做哪些浪費你的時間而又不產生效果的事情？”問這樣的問題，而且問得對方敢說真心話，才是有效管理者的特色。

事實上，一位管理者大刀闊斧減少不必要的工作，絕不會有太大的風險。

時間浪費，有時也是由于管理不善和機構有缺陷引起的。一個平靜無波的工廠，必是管理上了軌道。如果一個公司常是高潮迭現，在參觀者看來大家忙得不可開交，就必是管理不善。優秀的公司，總是簡單單調，沒有什么激動人心的事件，因為凡是可能發生的危機都早已預見，并已通過解決方案變成了例行工作了。

同理，一個管理上了軌道的組織，常是一個令人覺得興味索然的組織。在這樣的組織里，所謂“引人注目”的事情大概就是為未來做決策，而不是轟轟烈烈地處理過去的問題。

重視貢獻

管理者應把眼光集中在貢獻上。有效的管理者一定注重貢獻，并懂得將自己的工作與長遠目標結合起來。他常自問：“對我服務的機構，在績效和成果上，我能有什么貢獻？”他強調的是責任。徐少春 批注2:
貢獻并不是一個泛詞，重視貢獻可以促成績效、成果導向的行為，管理者應該思考：我在“有所貢獻”上做了什么？還應該做什么？有什么地方需要改進？管理者需要善于運用各種“管理工具”來創造貢獻。

重視貢獻是變得卓有成效的關鍵：在自己的工作崗位上，在與他人的關系中，利用會議或者報告等管理手段，做出貢獻（有效產出）。

重視貢獻，才能使管理者把注意力從自己的專業、技能和部門轉移到整體的績效上去，同時也才能使他更加重視外部世界。只有外部世界才是產生成果的地方。

還必須交代的是，我們常有一種傾向：為組織內部所惑，跳不出組織之外。重視貢獻，才能使管理者的視線從“內部事務、內部工作和內部關系”轉移到“外部世界”，轉移到組織的成果。總之，重視貢獻，就是重視有效性。

發揮人的長處

卓有成效的管理者能發揮人的長處。他知道只抓住缺點和短處是干不成任何事的，為實現目標，必須用人所長——用其同事所長、上級所長和用其自身之所長。利用好這些長處可以給你帶來真正的機會。

充分發揮人的長處，是組織存在的唯一目的。要知道任何人都必定有很多缺點和短處，而缺點和短處幾乎是不可能改變的，但我們卻可以設法使其不發生作用。管理者的任務不是改變別人，就像《圣經》中的《天資寓言》中所說一樣，管理者的任務就是讓每個人的優點、健康和熱情得到充分發揮，從而提高組織的整體績效。徐少春 批注3:
管理者應該從不同的角度去探查組織成員并給予公平的評價，一方面是思考他的長處要如何才能得以發揮，另一方面思考組織內的工作需要什么樣的人才來勝任。當一個人有長處也有缺點時，作為管理者應該盡量用其所長發揮他的有利部分，但是同時你必須容忍他的缺點或是幫助改正他的缺點，以免因其缺點而影響其該有的價值。

有效的管理者知道他們之所以用人，是用人來做事，而不是用人來投主管之所好。他們從來不問：“他能跟我合得來嗎？”他們問的是：“他貢獻了什么？”他們從來不問：“他不能做什么？”他們問的是：“他能做些什么？”

現在我們要問，卓有成效的管理者究竟該怎樣用人，才不致陷入因人設事的陷阱呢？

1.卓有成效的管理者不會將職位設計成只有上帝才能勝任。一個職位，如果先后由兩人或三人擔任都失敗了，這就肯定是一個常人無法勝任的職位，這個職位就必須重新設計。

2.用人所長的第二個原則是：職位的要求要嚴格，而涵蓋要廣。這是說，合理的職位，是對具有才干的人的挑戰。同時因為職位的涵蓋很廣，所以人們可以把任務有關的優勢轉化為確實的成果。

3.第三個原則，是卓有成效的管理者在用人時，會先考慮某人能做些什么，而不是先考慮職位的要求是什么。

4.第四個原則是，卓有成效的管理者知道在用人之所長的同時，必須容忍人之所短。

要事優先

卓有成效如果有什么秘訣的話，那就是善于集中精力。卓有成效的管理者總是把最重要的事情放在前面先做（first things first），而且一次只做好一件事（do one thing at a time）徐少春 批注4:
管理者集中精力的首要原則是擺脫已經不再有價值的過去，重視將來的發展，集中精力進行少數任務，目標高遠和有新意，不能只求安全和方便。云計算時代正在催生社交化企業，管理文化由過去的高層決策、層層傳達的，逐漸向共同參與、共同塑造的管理文化轉變，企業員工從被動管理走向主動管理，通過每個人的自我管理來實現組織卓有成效的管理。

管理者越是想做重大的貢獻，越是需要有更長的“整塊時間”。正因為管理者面對的事務太多太雜，才特別需要專心。一次只做好一件工作，恰恰就是加快工作速度的最佳方法。越能集中我們的時間、努力和資源，我們所能完成的工作也就越多。

以下是幾條可以幫助確定優先次序的重要原則，每條都與勇氣密切相關：

1.重將來而不重過去；

2.重視機會，不能只看到困難；

3.選擇自己的方向，而不盲從；

4.目標要高，要有新意，不能只求安全和方便。

總之，卓有成效的管理者記錄和分析的對象，不是“管理者周圍所發生的事情”，而是“管理者應該努力促成的事情”。

有效決策

有效的管理者不做太多的決策。他們所做的，都是重大的決策。他們重視的，是分辨什么問題為例行性的，什么問題為策略性的。他們的決策是最高層次的、觀念方面的少數重大決策，他們致力于找出情勢中的常數。所以，他們給人的印象，是決策往往需要寬松的時間。他們認為操縱很多變數的決策技巧，只是一種缺乏條理的思考方法。他們希望知道一項決策究竟涵蓋什么，應符合哪種基本的現實。他們需要的是決策的結果，而不是決策的技巧；他們需要的是合乎情理的決策，而不是巧妙的決策。徐少春 批注5:
于管理者所掌握的信息，其信息的全面與準確將直接影響到決策的判斷。有效決策是管理者特有的任務，他需要辨明問題的性質，判斷并選擇決策，及時轉化行動。

有效的管理者知道什么時候應依據原則做決策，什么時候應依據實際的情況做決策。他們知道最騙人的決策，是正反兩面折中的決策，他們能分辨正反兩面的差異。他們知道在整個決策過程中，最費時的不是決策本身，而是決策的推行。一項決策如果不能付諸行動，就稱不上是真正的決策，最多只是一種良好的意愿。也就是說，有效的決策雖然是以高層次的理性認識為基礎，但決策的推行卻必須盡可能地接近工作層面，必須力求簡單。

好的決策者知道決策是一套系統化的流程，有明確的要素和一定的步驟。每一項決策都有風險，因為這是把現有的資源投入到一個不確定的和未知的未來。如果忽略了決策過程中的某個要素，決策就會像沒砌好的墻遇到地震那樣轟然倒塌。但是如果決策者能完全遵守這個流程，并采取了必要的措施，就能夠把風險降到最低，決策也大有成功的可能。

本文摘自《卓有成效的管理者》一書

作者彼得·德魯克（美國管理學家，現代管理學之父）